7 Tipps wie du nachhaltig Ordnung ins Büro bekommst

und wie du deinen Schreibtisch organisieren kannst.

Die wichtigste Frage, die ich ständig gestellt bekomme ist: „Wie kann ich nicht nur Ordnung auf dem Schreibtisch schaffen, sondern diese Ordnung auch halten?“

Hast du es auch schon erlebt, dass die viele Zeit, die in das Aufräumen geflossen ist, schon kurz danach wieder umsonst scheint, weil alles aussieht wie vorher?

Dann gibt bitte nicht auf ! Sondern lies hier meine Tipps wie es auch langfristiger mit der Ordnung klappen kann.

Denn es lohnt sich: Weniger Zettel und Unterlagen auf dem Tisch bedeutet weniger Ablenkung. Das wiederum hilft, sich auf die wesentlichen Dinge für die tägliche Arbeit am Schreibtisch zu beschränken. Ein System für die Ablage sorgt nicht nur für mehr Übersichtlichkeit und Konzentration, sondern mindert auch den Stresspegel. Also auf ans Schreibtisch organisieren:

 1. Tabula Rasa

Vielen Menschen hilft es, zu Beginn einer Aufräum-Aktion reinen Tisch zu machen. Räume alles runter vom Schreibtisch und aus der Ablage die du noch mit in diese Aktion einbeziehen möchtest. Setze dir dabei ein Zeitfenster von max einer Stunde, denn nicht auf Perfektion kommt es an, sondern dass man voran kommt.
SÄMTLICHE Papierunterlagen sammelst du einfach auf einem Stapel. Alles andere erstmal in einer großen Kiste oder Ähnlichem.
Dann „Das große Reinemachen“ – säubere die Flächen, bevor du mit den nächsten Schritten beginnst.

2. Wenn schon – denn schon

Entgegen anderer Ratschläge, sich nur bestimmte Bereiche vorzunehmen, rate ich, den kompletten Tisch auf einmal anzugehen. Das Ergebnis ist dann viel beeindruckender und du wirst nicht so leicht diesen motivierenden Zustand kompromittieren wollen. Dadurch hält das Ergebnis länger. Außerdem ist es auch wahrscheinlicher, dass du überhaupt zum Ziel kommst, wenn du dir einmal für eine größere Aktion die notwendige Zeit reservierst. Das wäre ca. 1 Stunde für diesen Tabula Rasa Schritt und einen weiteren Nachmittag für die weiteren Schritte. Mal ehrlich: Wie wahrscheinlich ist es, dass du dir regelmäßig jeden Tag 10 Minuten am Ende des Tages nimmst, um Aufzuräumen und damit ein wirklich bahnbrechendes Ergebnis erzielst?

Im Endeffekt ist diese radikale Vorgehensweise sogar effizienter, weil du nicht mehrmals neu anfängst und z.b. in einem Rutsch alle Dokumente ablegen kannst, wenn du das bisher versäumt hattest.

Beim Aussortieren (und entsorgen) fällt es vielen am Anfang schwer und geht dann immer leichter von der Hand. Also nutzt man auch hier die Vorteile wenn man länger bei der Sache bleibt.

3. Stapelheimat finden

Für’s Vorsortieren habe ich zwei Alternativen:
Diese 8 Kategorien helfen sehr gut, beim späteren Wegsortieren oder Abarbeiten:

1. Wegwerfen
2. Delegieren
3. Aufgaben allgemein
4. Aufgaben dringend
5. Ablage bekannt
6. Ablage unbekannt
7. Lesen
8. Technik

Auch in Sachen Schreibtisch organisieren ist das Eisenhower Prinzip eine hilfreiche Methode den Überblick zu behalten. Hier werden die Dinge nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Danach ergeben sich diese 4 Quadranten in der Matrix aus Wichtig und Dringend:

1. Wegschmeißen
2. Weiterleiten/Ablage
3. Wichtig oder auch weiß nicht/ Später erledigen
4. Wunder bzw.  Sofort erledigen

4. Selektiere deine besten Helfer

Nun machen wir uns an den Arbeitsmaterialien zu schaffen. Also allem, was außer den Papier / Unterlagen Stapeln noch auf deinem Schreibtisch bzw. in der Nähe rumsteht.

Mein Motto dabei ist: Man braucht nicht viel um glücklich zu sein!
Gehe alle Arbeitsmaterialien der Reihe nach durch und behalte nur, was dir wirklich nützlich ist und gerne von dir benutzt wird.

Reduziere deine Sammlung von Stiften, Radiergummis, Brieföffnern, Mouse-Pads, Taschenrechnern und anderen Arbeitsmitteln. Behalte nur Gutes, Schönes und Praktisches und verschenke oder entsorge alles andere.

Außerdem sollte es von jeder Art nur ein Teil im direkten Zugriff geben. D.h. jede Stiftsorte bzw. -farbe nur einmal. Alles weitere kannst du entweder entsorgen/verschenken oder erstmal weiter weg, in einer Art Nachfüll-Archiv deponieren.

Nun bekommt jedes Arbeitsmittel einen sinnvollen, festen Platz zugewiesen. Dabei sollten Hilfsmittel, die du nicht TÄGLICH zur Hand nimmst, in Schubladen unter dem/ am Schreibtisch verstaut werden.
Nimm dir vor, Arbeitsmittel und Unterlagen sofort nach Gebrauch an die angestammten Plätze zurückzulegen.

5. Posteingang – Sollte, Müsste, Könnte, Machen

Lege dir eine Ablage auf Ihrem Schreibtisch zu: Ein Korb, ein Karton oder ein Ablagesystem mit mehreren Fächern. Die Inbox dient als Eingangskorb für den täglich eintrudelnden Papierkram. Post, Dokumente und Notizen liegen so nicht mehr verstreut auf dem Schreibtisch herum und stapeln sich in Türmen. Damit keine neuen Stapel entstehen, sortiere deine Post direkt nach dem Öffnen nach einem System.

Wichtig ist, dass du dir Termine in den Terminkalender und Aufgaben, die sich aus den Briefen ergeben sofort in deine Todo-Liste einträgst. Anschließend stellst du dir nochmal kritisch die Frage, ob die Unterlagen aufgehoben werden müssen (mehr zu Aufbewahrungsfristen).

6. Die Haltung zählt

Aus der vermutlich bekannten Methode „Getting Things Done“ (GTD) habe ich einen sehr wichtigen Merksatz übernommen, den ich gern weitergebe. Solange wir nicht entschieden haben, ob Handlungsbedarf bei einer Sache besteht, ist es nur eine „Sache“ (im englischen Original von David Allen „stuff“). Wenn wir die Frage nach dem Handlungsbedarf verneinen, kann die Sache entweder in den Müll oder in die Ablage.

Sollte jedoch Handlungsbedarf bestehen, muss man sich fragen ob es länger als 2 Minuten dauert, wenn man es sofort machen würden. Dann gehört es auf die ToDo-Liste oder als zu delegierende Aufgabe an jemand anderes.  Produktivität fängt bei deiner Einstellung an!

7. ToDo-Liste

Führe eine ToDo-Liste – egal in welcher Form – um geordnet mit den Aufgaben, die sich aus deinen Unterlagen ergeben, umzugehen. Nutze die Unterlagen selbst nicht als Erinnerung (nach dem Motto „Ah, da war doch noch was! Darauf muss ich auch noch irgendwann reagieren“). Nur in einer ToDo-Liste kannst du dir einen Überblick über alle Aufgaben verschaffen und sie gegenüber einander priorisieren. Dadurch dass alles an einer Stelle notiert wird, kannst du auch nicht so leicht mehr etwas übersehen oder vergessen, als wenn es in der Mitte eines Stapels im Dornröschenschlaf liegt.

Erwecke deine Unterlagen in den Schreibtisch-Stapeln aus dem Dornröschenschlaf – sie haben keine Dornen! So erblüht deine Motivation passend zum Frühling!