Monats-, Wochen- und Tagesplanung leicht gemacht – Ein praxiserprobtes System!

GASTARTIKEL von Mike Richter:

Eine gute Planung hilft dir produktiv und effizient zu arbeiten.Ein gutes Planungssystem, hilft dir auch dabei, deine Prioritäten richtig zu setzen. In diesem Beitrag zeige ich dir

mein System für die Monats-, Wochen- und Tagesplanung.

Vielleicht bringt es auch dich deinen Zielen näher?!

Als ich vor knapp 11 Jahren meine Firma gegründet habe, habe ich jeden Tag einfach „drauflos gearbeitet“. In dieser Zeit gab’s keinerlei Planung. Ich habe einfach das gemacht, was mir gerade in den Sinn kam. Zu Anfang war das auch kein Problem. Mit der Zeit fühlte ich mich dann aber immer mehr wie ein Passagier auf einem Boot, dessen Motor und Ruder ausgefallen ist. Ich wurde mal hier hin und mal dorthin getrieben. Das führte zu einer großen Unzufriedenheit. Ich wollte doch Kapitän sein und die Richtung vorgeben. Ich wollte nicht ein „Umhertreibender sein“. Ich habe dann angefangen zu planen.

Mit der der Zeit hat sich daraus das System entwickelt, dass mir heute dabei hilft, produktiv und effizient zu arbeiten. Grundlage meiner Jahres-, Quartals, Monats-, Wochen- und Tagesplanung sind meine langfristigen Ziele. Diese habe ich in einer Art „Lebensplan“ festgehalten. Mehr Infos zur „Quartals-, Jahres- und Lebensplanung“ findest du im Artikel „Wie du mit einer Quartals- und Jahresplanung den „Autopiloten“ für deine großen Ziele einschaltest“.

In  diesem Artikel hier zeige ich dir jetzt mein System für die Monats-, Wochen- und Tagesplanung.

Monatsplanung

Meine Monatsplanung mache ich immer am Monatsende für den kommenden Monat. Ich reserviere mir dafür jedes Mal 2 Stunden im Kalender. Um ungestört an meiner Planung zu arbeiten, bin ich dann auch nicht im Büro oder zu hause. Meistens suche ich mir einen Platz in der Natur oder gehe in ein Café.

Bei der Planung gehe ich dann folgendermaßen vor: 

#1 Aktuelle Quartalsziele nochmal vergegenwärtigen

Als erstes schaue ich mir nochmal meine Ziele für das laufende Quartal an. Das ist eine Art Orientierungshilfe für die Monatsplanung. So stelle ich sicher, dass ich fokussiert bleibe und mich nicht durch andere Dinge ablenken lasse. 

#2 Rückblick auf den abgelaufenen Monat

Beim Rückblick auf den abgelaufenen Monat beschäftige ich mich mit den folgenden Fragestellungen:

• Was hatte ich mir vorgenommen?
• Was habe ich davon erreicht? Warum habe ich das erreicht?
• Welche Monatsziele habe ich nicht erreicht? Was war der Grund dafür?
• Welche weiteren Erfolge gab es? Warum gab es diese Erfolge?
• Was war mein größter Erfolg im abgelaufenen Monat?
• Gab es Misserfolge? Warum gab es die Misserfolge?

Die Beantwortung dieser Fragen hilft mir bei meiner Weiterentwicklung. Es gilt dabei, aus Vergangenem Schlüsse für die Zukunft zu ziehen.

#3 Planung des nächsten Monats

Im 3. Schritt wird der kommenden Monat geplant. Hierbei dreht sich alles um die Frage: „Was nehme ich mir für den kommenden Monat vor, um meinen Quartals-, Jahres- und Langfristzielen näher zu kommen?“

Das Ergebnis ist dann meine Todo-Liste für die nächsten Wochen.

Tagesplanung

Die Tagesplanung mache ich Abends für den kommenden Tag. Dabei gehe ich so vor:

#1 Fixe Termine aus meinem Kalender in den Tagesplan übertragen

Als aller erstes übertrage ich die festvereinbarten Termine des kommenden Tages aus meinem Kalender in meinen Tagesplan. Um diese Termine herum planen ich dann meine weiteren Aufgaben. Wichtig ist dabei, dass du ggf. auch Reisezeiten vor und nach den Terminen einplanst. Ansonsten kommt dein Tagesplan schnell durcheinander, was bei mir immer zu Stress und Ärger führt.

#2 Die 3 Hauptaufgaben des Tages festlegen

Welche Tagesaufgaben anstehen, „sagt“ mir „Todoist“. Das ist mein Taskmanager. Aus der Aufgabenliste suche ich mir dann die drei wichtigsten Aufgaben heraus und notiere sie gesondert in meinem Tagesplan. Diese 3 Aufgaben sind die, die ich unbedingt erledigen möchte. Deswegen versuche ich, sie direkt zu Arbeitsbeginn zu erledigen.

Um die 3 Hauptaufgaben des Tages zu finden, stelle ich mir zu jeder Aufgabe, die folgenden Fragen:

• Bringt mich diese Aufgabe meinen Zielen näher?
• Produziert diese Aufgabe Einkommen?
• Entwickle ich mich durch diese Aufgabe weiter?
• Leistet sie einen wichtigen Beitrag zu etwas Größerem?
• Erlebe oder schaffe ich durch diese Aufgabe wertvolle oder intensive Momente?

Nur Aufgaben, für die ich eine der o.g. Fragen mit „ja“ beantworten kann, haben das „Potenzial zur Hauptaufgabe“. Sollten sich aus deiner Aufgabenliste mehr als drei Aufgaben zur Hauptaufgabe „qualifizieren“, liegt es an dir, deine wichtigsten 3 Aufgaben festzulegen.

#3 Hauptaufgaben und übrige Aufgaben in Zeitblöcken planen

Ich habe meinen Tag in Zeitblöcke eingeteilt, die sich an meinen Biorhythmus orientieren. Es gibt nunmal Zeiten am Tag, da habe ich mehr Energie als zu anderen Tageszeiten. Die Blöcke helfen mir, meinen Tag effizient und strukturiert zu gestalten.

Ich plane die Aufgaben aus meinem Taskmanager immer in die passenden Zeitblöcke ein. Meine Post würde ich z.B. niemals während meiner beiden „Tageshochs“ durchsehen. Dafür kann ich besser Zeiten verwenden, in denen ich nicht so leistungsfähig bin.

Wenn du deinen Tag mit Hilfe einer Tagesplanung strukturierst, wird es dir auch immer seltener passieren, dass du am Ende deines Arbeitstages noch einen Berg an offenen Aufgaben hast. Du lernst mit der Zeit immer besser einzuschätzen, was du an einem Tag schaffen kannst und was nicht. Das hilft dir dann auch dabei, deine Prioritäten richtig zu setzen. Wenn du mehr dazu erfahren möchtest, wie du deine Prioritäten richtig setzt, empfehle ich dir den Artikel „Selbstmanagement – Mehr Zeit für die wichtigen Dinge (Teil 3)“. In diesem Artikel geht es um die sog. „Eisenhower-Matrix“. Das ist ein einfaches System, um deinen Aufgaben Prioritäten zuzuordnen.

#4 Tages-Review

Nach meinem Feierabend nehme ich mir meist noch 10 – 15 Minuten Zeit, um den abgelaufenen Tage „Revue passieren“ zu lassen. Ich mache mir dann Notizen zu den folgenden Fragestellungen:

• Auf welche 5 Tageserfolge bin ich heute stolz?
• Für welche 5 Dinge bin ich heute dankbar?
• Habe ich heute Sport gemacht? Was? Wie lange?
• Was habe ich heute gelernt? Was ist heute sonst noch positiv gewesen?

Das hilft mir zum einen dabei, mit dem abgelaufenen Tag abzuschließen und ein positives „Mindset“ zu bekommen. Es hilft mir aber auch, aus meinen Fehlern zu lernen und diese abzustellen.

Wochenrückblick und -planung

Am Samstag oder Sonntag nehme ich mir 15 bis 20 Minuten Zeit, um die kommende Woche zu planen und auf die abgelaufene Woche zurück zu blicken. 

#1 Rückblick auf die abgelaufene Woche

Beim Rückblick auf die abgelaufene Woche stelle ich mir die folgenden Fragen:

• Habe ich mich diese Woche mit den wirklich wichtigen Dingen beschäftigt?
• Bin ich meinen Zielen näher gekommen?
• Was habe ich diese Woche gelernt?
• Was muss ich in der nächsten Woche ggf. anderes machen?

Danach gebe ich mir für die abgelaufenen Woche eine Note auf einer Skala von 1-10. Eine 1 bedeutet ich habe gar nichts für die Erreichung meiner Ziele gemacht. Eine 10 vergeben ich dann, wenn ich in einer Woche meinen Zielen ein großes Stück näher gekommen bin und meine geplanten Aufgaben zu 100% erledigt sind.

Da ich dazu neige, negative Dinge verstärkt wahrzunehmen und positive Dinge zu übergehen, mache ich mir immer meinen größten Erfolg aus der abgelaufenen Woche bewußt und schreibe ihn auf. Das hilft mir dabei, positiv zu bleiben.

Außerdem habe ich immer Sorge, dass ich mich zu wenig bewege. Deswegen notiere ich auch wie viel Sport ich in der letzten Woche gemacht habe.

#2 Grobe Planung der kommenden Woche

Die kommende Woche plane ich nur grob vor. Das „Fein-Tuning“ kommt bei der eigentlich Tagesplanung. Bei der Vorplanung überprüfe ich die Aufgaben aus meinem Taskmanager, ob sie mit meinen geplanten Terminen vereinbar sind. Wenn ich nämlich in einer Woche viele Kundentermin habe, kann ich nicht auch noch einen riesigen Berg an Aufgaben abarbeiten. Das muss ich dann enstprechend berücksichtigen.

Mit einer guten Planung bleibst du „auf Kurs“ 

Eine gute Planung hilft dir dabei, dir über deine persönlichen Ziele klar zu werden und diese im Blick zu behalten. Es wird dir so auch leichter fallen, Prioritäten zu setzen. Denn nur die Aufgaben, die dich deinen Zielen näher bringen haben hohe Priorität. Alles andere (mit Ausnahme von „Krisen und Bränden“) ist nebensächlich. Bleib also auf Kurs und lass dich von Nebensächlichkeiten nicht von deinen Zielen ablenken!