Dir schwirren tausend Aufgaben im Kopf herum und dennoch hast du manchmal abends das Gefühl, du hättest gar nichts am Tag geschafft? Wir sind glücklich, wenn wir uns produktiv fühlen. Diesen Zustand wollen wir also möglichst jeden Tag herstellen.  Dazu müssen wir Fokussieren lernen.

Multitasking ist unproduktiv und doch machen wir es ständig. Das Ah und Oh ist nicht eine lange ToDo-Liste, sondern Klarheit statt Komplexität. Nur diese Klarheit ermöglicht es dir, dich wirklich auf die Qualität statt auf die Quantität zu fokussieren.

Aber wie kann man dieses Fokussieren lernen?

Ich stelle dir nun 3 Methoden vor, die dir helfen, dich jeden Tag auf deine wichtigste Aufgabe zu konzentrieren und diese auch zu schaffen.

So kannst du fokussieren lernen:

1) Terminiere – Nutze den besten Spot in deinem Tagesablauf

Erledige deine wichtigste Aufgabe für den Tag  noch vor dem Frühstück!

Als Variation kannst du dir auch zwei Aufgaben einplanen. Oder du bist weniger hart mit dir und sagst dir, anstatt vor dem ersten Kaffee, dann wenigstens vor dem öffnen deines Mail-Postfaches diese Aufgaben zu erledigen.

Klar, nicht jeder ist ein Morgenmensch. ABER: Morgens ist unser Gehirn noch unverbraucht und kann sich leichter fokussieren. Ohne all die Mails und Eindrücke, die über den Tag auf uns einprasseln, fällt es daher leichter, sich nicht ablenken zu lassen. Der Morgen ist also die beste Zeit, um mal einen klaren Gedanken zu notieren. Oder z.B. das mehrfach verschobene Antwortschreiben zu verfassen.  Außerdem wirst du den Tag viel unbeschwerter genießen, wenn die Aufgabe, die dir Magengrummeln bereitet, schon erledigt ist.

2) Visualisiere – Nutze die Kraft von sichtbar gemachtem Fortschritt

Mach aus deiner Todo-Liste ein persönliches Kanban. Das hat den Vorteil, dass du Aufgaben nach dem aktuellen Stand einordnen kannst und immer im Überblick hast, was gerade aktuell zu tun ist. In der IT kennt man Kanban als agilen Ansatz, bei dem es darum geht, die Menge an paralleler Arbeit – Work in Progress (WIP) – zu begrenzen. Du machst also erst mit der nächsten Aufgabe weiter, wenn eine erledigt ist. Denn was nützen dir viele angefangene Aufgaben, in denen du dich verzettelst?

„Multitasking ist out! Konzentriere dich auf 1 oder 2 wichtige Aufgabe pro Tag“

Ganz kurz erklärt geht das so: Es geht darum, die Menge und den Fluss der Arbeit sichtbar und nachvollziehbar zu machen. Nimm ein großes Blatt Papier und hefte es zum Beispiel an eine Wand oder Tür. Für den Anfang reicht es aus, das Blatt in drei Spalten zu unterteilen: ZU TUN, IN ARBEIT, ERLEDIGT.  Nun schreibst du die Aufgaben auf Klebezettel in die ZU TUN Spalte.

„Ziehe“ die Aufgabe, die du als Nächstes erledigen willst, von der Spalte ZU TUN in die Spalte IN ARBEIT. Wichtig dabei ist, dass die Aufgaben, die aktuell in Bearbeitung sind, auf wenige begrenzt werden. Ich habe mir zum Beispiel ein Limit von zwei Aufgaben gesetzt. Wenn du etwas erledigt hast, dann wandert es – klar – in die Spalte ERLEDIGT. Und das ist ein tolles Gefühl.

Du kannst dieses Board auch elektronisch z.B. mit dem Tool Trello führen.

3) Reduziere – in der Ruhe liegt die Kraft

Es geht nicht darum, immer mehr unwichtige Dinge zu erledigen, sondern mit dem Einen voran zu kommen, was dir wirklich am Herzen liegt. Dafür kann ich dir empfehlen, dir eine kleine Datei auf den Schreibtisch deines Rechners zu legen. Diese eine kleine Textdatei könnte ein Katalysator für deine Produktivität werden. Ich beziehe mich hierbei auf John Henry Muller.

Die Datei heißt einfach “heute” und beschreibt im ersten Satz die Sache, die dir an dem Tag am Wichtigsten ist – wirklich nur eine. Im zweiten Satz brichst du die Sache in kleinere umsetzbare Aufgaben herunter. Dies bringt dich in die Sphäre des konkreten Handelns und überwindet so die Barriere, die mit unkonkreten Zielen verbunden ist. Der dritte Satz bleibt konstant und macht zwei Dinge: Er erinnert dich zum einen daran, wie zufrieden es macht, sich wirklich auf eine Sache zu fokussieren. Zum anderen befreit dich der Satz von dem Druck einer fortwährend drängelnden ToDo-Liste, so dass du dich entspannt und inspiriert fühlen kannst.

Das war mein Input zum Fokussieren lernen.

Nun bist du dran

Suche dir eine Methode aus, die am besten zu dir passt oder kombiniere die Methoden untereinander bzw. mit der Vorgehensweise, die vielleicht bereits gut für dich funktioniert.

Wie du vielleicht weißt, kann man sich neue Gewohnheiten aneignen indem man sie ca. 40 mal wiederholt. Du kannst aber auch erstmal anfangen, dich eine Woche lang jeden Tag daran zu halten und zu sehen wie es dir damit geht.