Nutze diese Aufbewahrungsfristen um endlich wieder Platz zu schaffen

Warum Aufbewahrungsfristen ein Teil des Trainingsplans fürs Ausmisten der Unterlagen sind

Hast du dir vielleicht beim Anblick deiner Unmengen an Unterlagen und Ordner vorgenommen, hier endlich mal wieder auszumisten? Dann bist du damit nicht allein, denn “Ausmisten und Ordnung schaffen”, steht neben “mehr Sport treiben” und “mit dem Rauchen aufhören” ganz oben auf der Hitliste der guten Neujahrsvorsätze.

Hm, nur leider sind  75% der Menschen, die sich gute Vorsätze vornehmen damit nicht erfolgreich.

Aber der Vorsatz allein reicht eben nicht. Sonst wäre die oben genannte Statistik nicht so schlecht. Ähnlich wie der Vorsatz, mehr Sport zu treiben, nur durch einen guten Trainingsplan mit konkreten Übungen Realität wird, brauchst du auch für das Ausmisten einen konkreten Plan.
Zu diesem Plan gehört, neben der reservierten Zeit dafür im Kalender, auch das Wissen, was überhaupt – wann – entsorgt werden darf.

Ich schreibe diesen Artikel heute also nicht wegen der guten Vorsätzen fürs neue Jahr, sondern weil der Start ins neue Jahr bedeutet, dass für einige Dokumente wieder die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, die sich ja bekanntlich an den Kalenderjahren ausrichtet.

Somit ist jetzt doch tatsächlich ein guter Zeitpunkt, um etwas Platz zu schaffen, denn du kannst jetzt alles wegwerfen, was du laut Gesetz nicht unbedingt aufbewahren musst.

Voreilig wegwerfen sollte man Dokumente, Kontoauszüge und Rechnungen aber nicht. Einige Belege benötigt man noch für die Steuererklärung oder die Rentenversicherung. Damit nichts zu früh in den Reißwolf kommt, habe ich hier einen kurzen Überblick zu den Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen und Geschäftsunterlagen zusammen getragen.

Wer sich aber schnell einen Überblick verschaffen will, ist hier richtig:

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

1. Aufbewahrungsfrist 2 Jahre

Aufbewahrungsfristen von 2 Jahre gelten bei Quittungen und Kaufbelegen (bis zum Ablauf der Garantiedauer – normalerweise 2 Jahre)

Hinweis: Rechnungen von teuren Anschaffungen, deren Garantie bzw. Gewährleistung abgelaufen ist sollten weiterhin aufgehoben werden, um den Wert bei einem Versicherungsfall belegen zu können.

2. Aufbewahrungsfrist 3 Jahre

Aufbewahrungsfrist 3 Jahre gilt für Bankunterlagen und Kontoauszüge.
Für Kontoauszüge gibt es zwar im Privatbereich keine gesetzliche Frist, aber es kann damit eine bezahlte Rechnung bis zu 3 Jahre nach Kauf nachgewiesen werden.

3. Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bei Privatpersonen

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege im Regelfall nicht lange archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, können die Belege entsorgt werden. Unterlagen, die nicht mitgeschickt wurden, können bis dahin zusammen mit einer Kopie der Steuererklärung im Ordner bleiben. So lässt sich der Bescheid leicht mit seiner Erklärung vergleichen.

Allerdings sollten Steuerzahler wissen: Das Finanzamt darf zehn Jahre rückwirkend steuerrelevante Belege fordern, falls der Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte Steuerbescheide und Kopien der Erklärungen so lange zu Hause haben.

4. Aufbewahrungsfrist rund um Wohnung & Haus

Handwerkerkosten innerhalb der Nebenkostenabrechnung sind von der Steuer absetzbar und sollten somit bis zur gültigen geprüften Steuererklärung aufbewahrt werden. Die Nebenkostenabrechnung kann selbst bis 1 Jahr nach Erhalt angefochten werden. Mietverträge oder Übergabeprotokolle können nach Beendigung des Mietverhältnis ruhig drei Jahre aufbewahrt werden:

So lange läuft die Verjährungsfrist für eventuelle Ansprüche aus dem Mietverhältnis. Hausbesitzer sollten ihren Kreditvertrag behalten bis die Immobilie abbezahlt ist, auch empfiehlt es sich Belege über bauliche Maßnahmen am Haus zu dokumentieren diese Rechnungen sind schon allein wegen der Gewährleistung von 5 Jahren so lange aufzubewahren. Können aber auch den Wert der Immobilie beim Verkauf dokumentieren.

5. Bis zur Rente

Bis zur Rente sollten die für die Rente relevanten Unterlagen aufgehoben werden, wie: Schulbescheinigung, Gehaltsnachweise (anhand der Jahressteuerbescheinigung des Arbeitgebers), Sozialversicherung, Immatrikulationsbescheinigung, Arbeitsvertrag.  Auch Schul- und Arbeitszeugnisse sollten wirklich dauerhaft in einem Ordner zu Hause lagern.

6. Lebenslange

Lebenslange Aufbewahrungsfrist gilt bei ärztlichen Befunden sowie Röntgenbilder und Geburts- & Heiratsurkunden als auch Sterbeurkunden von Familienmitgliedern.

Aufbewahrungsfristen für Selbständige

Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Aufbewahrungsfristen von a) sechs Jahren und b) zehn Jahren.

1. Sechs Jahre

Sechs Jahre lang werden die geschäftliche Korrespondenz, Lohnkonten inklusive Bescheinigungen sowie für die Steuer bedeutsame Dokumente zum Beispiel Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand-, Fracht- und Darlehensunterlagen, Mietverträge, Versicherungspolicen und Geschäftsbriefe archiviert.

2. Zehn Jahre

Bei Unternehmern und Freiberuflern gilt die zehnjährige Frist darüber hinaus für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen, sonstige Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege. Die Frist gilt auch für digitale Aufzeichnungen.

3. Mein Tipp

Ich würde allerdings auf Nummer sicher gehen und einfach alle geschäftlichen Unterlagen zehn Jahre aufbewahren, dann muss man sich auch nicht die mühevolle Arbeiten des auseinander Sortierens machen.

4. Ab wann läuft die Frist

Dabei bitte beachten, dass die Aufbewahrungsfristen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen beginnen. Vielmehr startet der Fristlauf erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bevor du Unterlagen aussortierst, kläre daher zunächst den Zeitpunkt der letzten Eintragung. Addiere dann die Aufbewahrungsfrist – beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr.

Geschafft!

Und weißt du was das Beste ist? Wenn du dir diesen Überblick jetzt verschafft hast, kannst du das Wissen im nächsten Jahr gleich wieder nutzen. Du weisst schon: „Same procedure….“

Du kannst dir z.B. gleich einen reminder in den Kalender machen für Januar 2023. Aber jetzt sind wir ja erstmal in 2022 – nichts überstürzen 🙂 Plane dir also am Besten jetzt gleich eine Stunde in den nächsten Tagen ein, in der du mit dem Aussortieren beginnst. Vielleicht reicht die Stunde ja schon.