Diese 3 Irrtümer hindert fast jeden an der Produktivität

Es türmen sich Informationen und Unterlagen und du weißt nicht, wo du anfangen sollst? Manchmal wäre der alte Abzählreim, bei dem man die Gänseblümchenblätter entscheiden lässt, auch bei der Frage der Selbstorganisation sehr hilfreich. Nämlich bei der Frage „Soll ich… oder soll ich nicht?“

Denn immer wieder ist die fehlende Entscheidung, wie wir mit all den Informationen und Aufgaben umgehen, der Grund für unnötigen Stress. Daher hier mein Input zum Thema: Wie man sich nicht nur auf den Gänseblümchen Trick verlässt, um entspanntes Arbeiten zu ermöglichen.

Heute möchte ich den Schwerpunkt auf 3 Irrtümer richten, die entspanntes Arbeiten verhindern, weil sie nicht das Wesentliche in den Vordergrund stellen. Ich möchte mich dabei recht kurz fassen und die Punkte als Anregungen bzw. Inspiration verstanden wissen. Genaue Anleitungen gibt es dann wieder in einem zukünftigen Artikel.

Irrtum Nr.1: „Es sieht bei mir zwar chaotisch aus, aber das hindert mich nicht am effizienten und entspannten Arbeiten.“

Ja, ich kenne die verbreitete Haltung „Das Genie beherrscht das Chaos“. Das mag auch für den Einen oder Anderen stimmen. Wissenschaftliche Erkenntnisse haben für die Allgemeinheit allerdings das Gegenteil herausgefunden:
Denn tatsächlich ließ die russische Psychologin Bljuma Zeigarnik in einem Experiment an der Universität Berlin (bei Kurt Lewin) 164 Probanden verschiedene Aufgaben lösen. Einige der Aufgaben durften die Probanden beenden, bei anderen unterbrach Zeigarnik sie mittendrin.  Im Anschluss prüfte Zeigarnik, an wie viele Aufgaben sich die Teilnehmer noch erinnern konnten. Im Ergebnis blieben unerledigte Dinge bis zu 90 Prozent besser im Gedächtnis der Teilnehmer haften, als abgeschlossene Aufgaben – und das unabhängig von Alter, Geschlecht oder Bildungsgrad der Teilnehmer. Die Ergebnisse sind seitdem unter der Bezeichnung „Zeigarnik-Effekt“ bekannt.

Das heißt, dass wir uns tatsächlich von all den physischen und virtuellen Aspekten ablenken lassen, bei denen wir noch keine klare Entscheidung getroffen haben, wie wir damit umgehen wollen.

Die Filmindustrie nutzt genau diesen Zeigarnik-Effekt für ihre Cliffhänger zum Spannungsaufbau am Ende einer Serienfolge. So kreisen die Gedanken der Zuschauer bis zur nächsten Folge weiter um das Geschehen.
Wir erzeugen uns auf dem analogen oder virtuellen Schreibtisch sozusagen ungewollte Cliffhänger, die unser Gehirn okkupieren, so dass es sich nicht optimal auf die eigentliche Arbeit fokussieren kann.

Ich bin daher überzeugt, dass wir zwar nicht eine komplett leere aber doch eine aufgeräumte motivierende Arbeitsumgebung haben sollten, um uns gut zu fokussieren. Damit du auch nachhaltig diese etablierte Ordnung beibehalten kannst, ist es wichtig, helfende Routinen im Umgang mit der immer neuen Informationsflut zu haben.

Irrtum Nr. 2: „Ich muss immer alles abgearbeitet haben.“

Nein, du musst nicht immer alles abgearbeitet haben! Das wäre gar nicht realistisch – aber eine Haltung sollte gegenüber den losen Fäden in Form von Information und Anforderungen eingenommen werden. Das Problem mit den meisten Papierstapeln, Zetteln, Post-its und Posteingangskörben ist, dass wir uns noch nicht entschieden haben, was damit zu tun ist. Oder ob überhaupt eine Aktion erforderlich ist. In diesen 3 Aspekten sind häufig noch Fragen offen:

• Wir wissen weder was uns diese Information bedeutet.
• Uns ist nicht klar welches Ziel wir damit verfolgen.
• Es ist nicht eindeutig definiert, was der nächste Schritt ist.

Das gleiche gilt selbstverständlich auch für den E-Mail Posteingang. Nicht selten sehe ich Postfächer, deren Liste an Mails ein ganzes Bildschirmfenster füllt und man noch immer weiter nach unten scrollen und scrollen kann. Wie soll das Hirn bei 1.653 Mails aber auch schon bei 53 Mails erkennen, was wichtig ist und was nicht.
Ein vermeintlicher Ausweg ist dann das bunte Markieren von wichtigen Mails. Allerdings erkennt man oft schon nach kurzer Zeit die eigene Farbcodierung nicht mehr.

Auch hier gilt es, die Entscheidung zu treffen und dann auch mit der Mail das Entsprechende zu tun. Was es genau heißt, Mails auch zu bearbeiten statt nur anzusehen, kannst du in meinem kostenlosen Guide „Endlich befreit vom E-Mail Wahnsinn“ erfahren.

Irrtum Nr. 3: „Ich muss möglichst viel schaffen.“

Um entspanntes Arbeiten zu ermöglichen, geht es nicht darum, möglichst viel zu schaffen, sondern das zu schaffen, was am meisten strategischen Nutzenhat!
Das Ziel sollte es sein, nicht in den kleinteiligen Tagesaufgaben zu versinken, sondern die Tätigkeiten zu identifizieren, die dich bzw. dein Business oder deine Kunden wirklich voran bringen. Natürlich wird es in der Realität immer eine Mischung aus beidem sein. Aber allein schon der bewusste Umgang damit, welche Tätigkeiten eigentlich welchen Nutzen haben und deren Priorität zu bestimmen, wird schon etwas verändern. Wichtig ist, dass die Entscheidung schriftlich festgehalten wird. Denn verschriftlichte Entscheidungen, werden zu 28% besser im Gehirn verankert.

Dabei  helfen diese Fragen, um zu entscheiden, wie hoch tatsächlich die Priorität sein sollte, die ich für die Sache vergebe:

• Bringt es Nutzen für meinen Kunden?
• Bringt es Nutzen für mein Business?
• Bringt es Nutzen für mich?

Erweitern ließen sich diese Fragen noch hinsichtlich „Was bringt den größten Nutzen für meinen Kunden/ mein Business /mich?“.

Fazit: Entspanntes Arbeiten ist ein Resultat deiner Willenskraft

Die Haltung gegenüber allem, was auf dich einströmt und die bewusste Entscheidung, wie du damit umgehen möchtest, sind entscheidend für ein entspannteres Gefühl bezogen auf die große Menge, mit der du dich täglich konfrontiert siehst.

Im Idealfall solltest du jede Sache, nur 1 mal in die Hand nehmen bzw. anschauen und gleich entscheiden ob überhaupt eine Handlung notwendig ist und wenn ja, welche.  Die Komplexität der Entscheidung kann man an dieser Stelle ganz gut reduzieren. Denn es gibt eigentlich nur nur 4 Optionen für die weiteren Schritte:

• Aktion: wenn es nicht länger als 2 Minuten dauert, sofort erledigen. Ansonsten einen Eintrag in das System, wo du deine Aufgaben verwaltest.
• Wegwerfen/ Löschen: hier wirklich die Fragen von oben beachten, was tatsächlich einen Nutzen bringt.
• Delegieren: auch wenn es manchmal schwer fällt. Kreativität und Mut in dieser Frage können wichtige neue Ressourcen frei machen.
• Archivieren: hierzu braucht es natürlich ein intuitives und unkompliziertes Ablagesystem, was auch nachhaltig genutzt wird.

Diese 4 Optionen gelten gleichermaßen für alles, was auf dem analogen oder digitalen Wege eintrifft.

Wenn du diese Punkte beherzigst ist entspannt arbeiten auch gleichzeitig effizient arbeiten.

Und jetzt Du:
Schau dir doch mal deine Mail Inbox oder einen deiner Papierstapel an und stelle dir die Fragen, die wir gerade besprochen haben.

Wenn du heute richtig motiviert bist und diese Energie nutzen möchtest, um deinen Schreibtisch in unter einer Stunde aufzuräumen, schau dir meine Anleitung Schreibtisch-Aufräumen nach dem Eisenhower Prinzip an. Diese Methode basiert auf den 4 soeben beschriebenen Optionen.