Viele Wege führen nach Rom. Todoist, Trello, Asana und wie sie alle heißen. Der Markt hat zahlreiche Tools zur Aufgabenverwaltung hervorgebracht. Aber so vielseitig die Auswahl ist – so schwer ist auch die Qual der Wahl für welchen Zweck welches Tool eigentlich das Richtige ist.
Denn zu viele Features können einem in einem kleinen, schnellen Projekt erschlagen, nerven, behindern oder sogar lähmen. Andererseits wird man mit einfachen Tools eine extreme Komplexität eines größeren Projektes für den Projektmanager nicht abdecken können.
In diesem Artikel beantworte ich dir die Frage: Welches Tool ist für deinen Anwendungsfall das Richtige?
Mein Überblick, über die von mir bereits genutzten Tools mit einer subjektiven Beurteilung, für welchen Zweck und ab welcher Komplexität dieses am Besten zum Einsatz kommen sollte.
Das heißt natürlich nicht, dass es nicht auch für andere Anwendungsfälle genutzt werden kann. Wenn man sich z.B. schon mal in ein Tool eingearbeitet hat, ist das sooo viel wert – da würde ich mir einen Wechsel sehr gut überlegen.
Aber wenn du vor der Wahl stehst, kannst du dich hier hoffentlich inspirieren lassen.
Im Fokus meiner Beurteilung stehen Design, Handhabung und Features des Tools sowie die Plattform auf der es läuft. Und dann natürlich vor allem wie gut das Tool die Anforderungen von Komplexität und Teamfähigkeit abbilden kann.
Los geht’s mit Evernote (das kann auch Aufgabenverwaltung):
Evernote ist zwar eigentlich keine richtige to-do-App, aber man kann sich mit den Checkboxen und dem Erinnerungsfeature sein eigenes Aufgabenmanagement zusammen stellen.
Vorteil: Wer seine To-dos mit Evernote managed, hat all seine Aufgaben im gleichen Tool wie die vielen Notizen und Referenzen. Und muss nicht ständig das Tool wechseln. Das kann aber auch zum Nachteil werden, weil die Verzettelungsgefahr hier viel größer ist, als in anderen Tool. Man muss sich bewusst sein, dass die Checkboxen und Erinnerungen einfachste ToDo-Listen sind, die wenig Komplexität zulassen. Das ist einfach nicht die Stärke des Programms. Wer’s dennoch probieren möchte, findet beim Evernote-Profi Thomas Mangold gute Infos. Ich kann mir die Anwendung sehr gut bei Menschen vorstellen, die sich ohnehin sehr viele Inspirationen und Referenzen abspeichern wollen/müssen und diese auch noch in verschiendenen Wegen (Bookmarks, eigene Notizen, Mails, Fotos etc.) entstehen.
Wunderlist und Todoist – Easy Aufgabenverwaltung
Sehr viel nehmen sich die beiden Apps eigentlich nicht. Sie machen die persönliche Aufgabenverwaltung über diverse Plattformen möglich, da alles synchronisiert wird. (Android, iOS, Browser, Mac, Windows, Chrome, Firefox, Safari) und können vielseitig integriert werden (Outlook).
Beide Tools sind in der Grundfunktion kostenlos, die für die meisten völlig ausreicht. Sie funktionieren in erster Linie als persönliches Planungstool, können aber auch Teammitgliedern Zugriff gewähren indem man die Listen oder Projekte bzw. einzelne Aufgaben teilt.
Bei Wunderlist werden alle Aufgaben zu Listen zugeordnet bei Todoist heißen die dann Projekte. Allerdings kann man hier auch Unterprojekte und Teilaufgaben anlegen, was bei Wunderlist nicht geht. So müssen für jedes Projekt das unterteilt werden soll mehrere Listen angelegt werden, um die Aufgaben separat zu halten.
Todoist hat außerdem die Funktion “wiederkehrende Aufgaben” die man bei Wunderlist vermisst bzw. nur selbst mit einem Trick erzeugen kann, in dem man nach Erledigung einer Aufgabe, eine neue Deadline eingibt.
Bei beiden Tools können für Aufgaben Deadlines vergeben werden und somit kann man leicht in einer Ansicht z.B. die heute fälligen Aufgaben im Überblick sehen, um seinen Fokus zu behalten.
Die beiden Apps sind übersichtlich aufgebaut und sofort von jedem ohne Vorkenntnisse zu nutzen. Mir scheint es dennoch in den beiden Tools schwieriger die High-Value-Task aus einer Vielzahl an Aufgaben zu identifizieren. Die Gefahr besteht, dass die Listen am Ende zu lang werden, so dass eine Priorisierung und damit klarer Fokus schwer möglich ist.
Komplexere Abhängigkeiten zwischen Aufgaben können überhaupt nicht abgebildet werden. Daher ist das sicher nicht die erste Wahl für Projektmanager die größere Teams managen.
Die Pro Versionen der beiden Apps unterscheiden sich preislich nicht sehr stark. Wunderlist verlangt € 4,49 im Monat und Todoist bei einem Jahresabo 2,50 pro Monat. Wenn ich wählen müsste, würde ich ohnehin Todoist nehmen.Mehr zu Todoist z.B. in diesem guten Einblick von Lars Bobach.
Für visuelle Typen: Aufgabenverwaltung mit Trello-Boards
Auf den ersten Blick gibt es bei dem Tool nur Listen und Karten. Auf den zweiten Blick aber geht Trello mit diesen beiden Features schon deutlich über das hinaus, was andere Tools können. Trello kann aufgrund seiner offenen Struktur vieles sein:
Eine Todo-Liste die nach Wichtigkeit und/oder Dringlichkeit priorisiert ist und somit den Fokus leicht setzen lässt.
ein Redaktionsplan für den Blog oder gleich alle Social Media Aktivitäten
Eine virtuelle Produktionsstraße die gleichzeitig Überblick ermöglicht und alle Details bereit halten kann, so dass man nicht gleich erschlagen wird.
Ein Ort für die Jahres- und Zielplanung um den strategischen Blick visualisieren zu können.
Gerade diese visuelle Darstellung erleichtert es allen Projektbeteiligten, den Überblick über Projektstatus und Aufgaben zu behalten. Jeder Liste bei Trello könnt ihr so viele Karten hinzufügen, wie ihr wollt, wobei Karten eigentlich alles sein können: Tasks, Termine, Ideen oder was euch sonst so einfällt. Jede dieser Karten kann dann mit Anhängen, Deadlines, Texten oder Tags versehen oder mit einer Checkliste, Kommentaren oder Bewertungen ergänzt werden. Super Usability: Karten können per Drag & Drop verschoben werden.
Trello kann seine Stärken am besten in einem agilen Projektumfeld mit kleineren Teams (max 5 Mitglieder) ausspielen – unabhängig von der geplanten Projektdauer. Trellos Funktionsweise hilft, nach dem Kanban Prinzip, die Aufgaben in Bearbeitung auf ein Minimum zu reduzieren und somit mehr auch tatsächlich abzuschließen statt nur anzufangen. Die Entwicklung einer neuen Software, die Konzeption und Durchführung einer Werbekampagne oder die Erstellung eines Webauftritts sind Beispiele für einen möglichen Projekteinsatz des Tools. Weniger geeignet ist das Tool, wenn es darum geht, (komplexe) Aufgaben und Projekte vieler größerer Teams zu koordinieren. Trello stößt dann auch an seine Grenzen, z.B. wenn ein komplexes Projekt ein detailliertes Ressourcenmanagement erfordert.
Als kostenlose Online-Tool (Basisversion) ist Trello plattformunabhängig. Es lässt sich in allen gängigen Browsern wie z.B. Chrome, Firefox und Safari nutzen, daher spielt es keine Rolle, ob Sie Microsoft Windows, Apple Mac OSX oder Linux bevorzugen. Auch für das Smartphone oder Tablet gibt es eine App, was es leicht macht, Aufgaben auch unterwegs anzulegen. Allerdings empfiehlt es sich, dieses Tool auf einem Laptop oder Computer-Bildschirm zu benutzen.
Die Business Version für € 7,50 pro Monat bietet zusätzlichen Features v.a. für die Teamarbeit.
Microsoft Planner – auch eine moderne Aufgaben-Verwaltung
Auch Microsoft hat das Potential eines leicht zu bedienenden Projektmanagement-Tools erkannt und 2016 als Ergänzung seiner Office-Suite das Tool “Planner” gelaunched. Das Programm soll in der Cloud vernetzten Teams helfen, ihre Projekte zu organisieren. Von der Optik und Funktionsweise erinnert es stark an Trello. Was die Microsoft-Lösung interessant macht, ist die Verknüpfung mit anderen Microsoft-Produkten, allen voran Office.
Das Aufgabenmanagement Kombi-Tool: Asana [Mein aktueller Favorit]
Asana ist gleichzeitig Aufgabenverwaltung, Projektmanagement und Kommunikationstool für Teams in einem.
Der Arbeitsplatz ist bei Asana nach einzelnen Projekten aufgeteilt, in denen jeweils Aufgaben angelegt werden können. Jedes Teammitglied kann dann, wie bei Trello auch, die Aufgaben kommentieren oder Links und Notizen hinzufügen. Allerdings kann man hier auch wiederkehrende Aufgaben anlegen, was in Trello nur mit einem Extra und in Meistertask noch gar nicht funktioniert. Asana greift einige Ideen von David Allen und seiner GTD-Methodik auf. Praktisch: individuelle Projekt-Ziele und Milestones lassen sich als Checkliste festlegen und nach Datum anordnen. In diesen Checklisten kann man auch Abhängigkeiten festlegen, so dass sich ein übergeordneter Milestone nicht abhaken lässt, bevor nicht alle untergeordneten Aufgaben erledigt wurden.
Firmen wie Dropbox und Pinterest, die Asana intern nutzen, beweisen, dass es auch für größere Teams funktioniert. Lässt sich aber auch in der individuellen Perspektive sehr gut nutzen. Aufgrund der Fülle an Features und einer etwas technischen Anmutung erfordert Asana mehr Einarbeitung als die bisher genannten Tools aber immer noch weniger als die Programme wie MS Projekt oder Merlin für Mac.
Alternative mit Datenverwaltung auf deutschen Servern: Meistertask
Meistertask ist eine der wenigen Projektmanagement-Lösungen, die kostenlos eine unbegrenzte Zahl an Nutzern und Projekten. Außerdem sind die vorab genannten natürlich alls nicht in Deutschland gehostet, für wen das relevant ist. Projekte werden hier auch als Boards mit Listen angelegt, was die Kanban Methode ermöglicht. Soweit ähnlich wie Trello. Allerdings kann ich in Meistertask auch über alle Projekte (also Boards) hinweg die Suche benutzen.
Meistertask ist das Schwesterprodukt von Mind-Meister, mit dem man kostenlose Mindmaps erstellen kann, die sich dann auch im Team teilen und bearbeiten lassen.
Zenkit: Das Schweizer Taschenmesser unter den Projektmanagement-Tools mit deutschem Serverstandort
Was mich bei Zenkit überzeugt, ist die flexible Einsatzweise. Denn die zugrunde liegende Datenbank Technologie macht es möglich, dass ich aus den verschiedenen Ansichten z.b. Kanban-Board, Mindmap oder Tabelle jederzeit hin- und herwechseln kann. Bei den meisten anderen Tools muss ich mich am Anfang entscheiden.
Die Macher haben sich echt Gedanken gemacht und kombinieren die Einfachheit einer To-Do Liste für die mobile Variante mit der Vielseitigkeit, die man für echtes Projektmanagement braucht:
Gantt-Chart und Tabellenansicht (Kalkulationstabellen) verdeutlichen komplexe Abhängigkeiten. Durch Referenzfelder kann man ähnlich wie mit einer Datenbank arbeiten.
Zenkit macht Teamarbeit zum Kinderspiel: wiederkehrende Aufgaben, Kommentarfunktion, Erinnerungen, Deadlines, Benachrichtigungen, Akivitätentracker.
Gemeinsame Fortschritte und Ergebnisse lassen sich projektübergreifend in einem Dashboard aufrufen. So können Fortschritte und Workflows immer im Blick behalten werden.
Kostenlos bis zu 5 Usern. Für mehr Nutzer und alle Features 7,50€/Monat und User.
Wenn Projektmanagement komplexer wird: factro (ebenfalls deutscher Server-Standort und Datenschutz)
Der übersichtliche Alleskönner unter den Projektmanagement- und Collaboration-Tools. factro kann die Projekte, Teilprojekte und Aufgaben in einem Projektstrukturbaum abbilden inklusive eindeutiger Aufgabennummern. Außerdem können Aufgaben miteinander verknüpft werden, so dass zwar keine Verschiebung automatisch geschieht (wie bei MS Project oder Merlin), aber zumindest ersichtlich ist, welche Aufgaben inhaltlich oder organisatorisch zusammen gehören. Beides geht auch in der kostenlosen Variante, die derzeit allerdings nur einen Nutzer erlaubt (in Kürze bis zu max. 10 Nutzer möglich).
Die benutzerdefinierten Ansichten helfen dem User, seine individuelle Sicht je nach Bedarf auszuwählen: ob Kanban-Board, Projektbaum oder Aufgabenliste – sortiert nach Aufwand, Dringlichkeit, Priorität und Status.
In einem persönlichen Dashboard sind alle aktuellen Projekte und Aufgaben jederzeit im Blick ‒ mit praktischer Deadline-Ampel, so dass man gleich sieht, welche Fristen drängen.
Praktisch ist, dass man sich auch die Aufgaben im Überblick anzeigen lassen kann, für die man nur die Verantwortung trägt, aber sie nicht selbst ausführt.
In der Professional-Version ist sogar eine Leistungserfassung mit Plan-Aufwand und Ist-Aufwand enthalten. Natürlich können die erfassten Arbeitszeiten auch miteinander verglichen werden.
Es gibt *factro in vier verschiedenen Varianten mit unterschiedlichem Funktionsumfang und einem gestaffelten Preissystem. Die Software wächst mit den Anforderungen der Benutzer. Neben der kostenfreien Basic-Version können Teams bereits ab 7,99 € mit der Team-Cloud starten.
Für einen themenübergreifenden Überblick für alle Projekte bzw. zum zielgerichteten Managen und Führen im Unternehmen bietet factro die Business Cloud für 19,99 € neben der Professional Cloud an.
factro hat einen deutschen Telefon- und E-Mail-Support, da es ja auch aus Deutschland kommt.
Fazit
Ob du den Einkaufszettel mit deinem Partner teilen willst, an einem mehr oder weniger komplexen Projekt arbeitest, oder deine Jahres-Ziele planst, Apps zur Aufgabenverwaltung machen es dir leicht Listen anzulegen und diese mit anderen zu teilen. Die Apps synchronisiert deine Listen und Aufgaben zwischen Telefon, Tablet und Computer. So kannst du immer von überall darauf zugreifen.
Wenn du also noch nicht mit einem der Tools arbeitest, suche dir heute eines aus und installiere es auf deinen Devices. Dann überlege dir eine sinnvolle Struktur, wie du das Tool sinnvoll nutzen möchtest.
Wenn du Unterstützung bei der Auswahl und beim Einrichten eines für dich passenden Organisationstools benötigst, kontaktiere mich gern.
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